E-fatura ve E-arşiv Fatura Nedir? ETTN, Temel ve Ticari Fatura (E-ticaret Rehberi)

Kısa cevap: E-fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarında elektronik olarak düzenlenip iletilen faturadır ve yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır. E-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin son tüketicilere, elektronik ortamda düzenlenen faturadır. E-ticaret sitelerinde satışların çoğu son tüketiciye yapıldığı için en sık e-arşiv fatura kesilir. Her elektronik faturanın, onu benzersiz biçimde tanımlayan bir ETTN numarası vardır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Zorunluluk eşikleri ve kurallar Vergi Usul Kanunu tebliğleriyle güncellenir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın ve GİB'in güncel duyurularını takip edin.

E-fatura ile E-arşiv Fatura Arasındaki Fark

	E-fatura	E-arşiv fatura
Alıcı	E-fatura sistemine kayıtlı mükellef (çoğunlukla firmalar)	Kayıtlı olmayan alıcı (son tüketici, kayıtsız firma)
İletim	GİB sistemi veya özel entegratör üzerinden alıcının e-fatura kutusuna	Alıcıya e-posta/SMS veya baskı olarak; GİB'e raporlanır
E-ticarette kullanım	Kurumsal (B2B) satışlarda	Bireysel (B2C) satışlarda — en yaygın
Ortak nokta	İkisi de elektronik belge, ETTN taşır, kâğıt faturayla aynı hukuki değerdedir

Bir e-fatura mükellefi, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına göre e-fatura veya e-arşiv fatura keser. Bu kontrol, entegratör yazılımları tarafından genellikle otomatik yapılır.

ETTN Ne Demek?

ETTN (Evrensel Tekil Fatura Numarası), her elektronik faturaya verilen ve dünyada eşi olmayan 36 karakterlik kimlik numarasıdır (UUID biçiminde). Fatura numarasından farklıdır: fatura numarası sizin seri ve sıranızı gösterir, ETTN ise belgenin sistemdeki benzersiz kimliğidir. Bir faturayı sorgularken, iptal ederken veya iade işlemlerinde ETTN ile referans verilir. E-irsaliye gibi diğer elektronik belgeler de benzer şekilde benzersiz bir numara taşır.

Temel Fatura ve Ticari Fatura Nedir?

E-fatura düzenlerken iki senaryodan biri seçilir:

• Temel fatura: Alıcı faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedemez. Bir itiraz varsa sistem dışı yollarla (ör. noter, KEP, iadeli taahhütlü mektup) yapılır.
• Ticari fatura: Alıcı, faturayı sistem üzerinden belirli bir süre içinde (genel kural olarak 8 gün) kabul veya red yanıtı verebilir.

Hangi senaryonun kullanılacağı genellikle taraflar arasındaki anlaşmaya göre belirlenir. E-arşiv faturada bu ayrım yoktur.

E-irsaliye Nedir?

E-irsaliye, malın sevkiyatı sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik halidir. E-irsaliye zorunluluğu kapsamındaki mükellefler GİB'e başvurarak veya bir özel entegratör aracılığıyla sisteme dahil olur. Kapsamdaysanız e-ticaret siparişlerinizin sevkiyatında da kâğıt irsaliye yerine e-irsaliye düzenlersiniz.

E-fatura'ya Kimler Geçmek Zorunda?

Zorunluluk; brüt satış hasılatı, faaliyet alanı ve internet üzerinden satış gibi kriterlere göre belirlenir ve eşikler dönem dönem güncellenir. İnternetten mal veya hizmet satan işletmeler için hasılat eşiği diğer sektörlere göre daha düşük tutulmuştur. Zorunluluk kapsamına girmeyenler de isteğe bağlı olarak e-fatura ve e-arşiv sistemine geçebilir. Güncel eşikleri GİB'in e-belge duyurularından veya mali müşavirinizden öğrenin.

E-fatura Nasıl Kesilir?

Üç yol vardır:

1. GİB e-Arşiv / e-Fatura portalı: Ücretsizdir; faturalar elle tek tek düzenlenir. Az sayıda satış yapan işletmeler için yeterlidir, ama e-ticaret sitenizle otomatik çalışmaz.
2. Özel entegratör: GİB'den izinli firmalardır. Fatura kontörü veya yıllık paketle çalışır; API ve hazır eklentilerle e-ticaret sitenize, pazaryerlerine ve muhasebe programınıza bağlanır.
3. Doğrudan entegrasyon: Çok yüksek hacimli büyük işletmelerin tercih ettiği, GİB'e doğrudan bağlantı yöntemidir; küçük işletmeler için pratik değildir.

E-ticaret Sitesinde Fatura Otomatik Nasıl Kesilir?

Kendi e-ticaret sitenizde (ör. WooCommerce) özel entegratörün eklentisi veya API'si kullanılır. Akış genellikle şöyledir:

1. Müşteri siparişi verir ve ödeme onaylanır.
2. Eklenti, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol eder.
3. Uygun belge (e-fatura veya e-arşiv) otomatik oluşturulur, ETTN atanır.
4. Fatura müşteriye e-postayla gönderilir ve siparişe eklenir.

Pazaryerlerinde satış yapıyorsanız faturayı pazaryeri siparişine de yüklemeniz gerekir; bunu genellikle entegratör yazılımları otomatik yapar. Ayrıntı: Pazaryeri Entegrasyonu Nedir?

E-ticaret Kurarken Fatura Kontrol Listesi

• Vergi kaydınız ve faaliyet kodunuz e-ticarete uygun mu?
• Zorunluluk kapsamında mısınız, değilseniz isteğe bağlı geçiş avantajlı mı?
• Seçtiğiniz özel entegratörün e-ticaret altyapınız için eklentisi var mı?
• İade ve iptallerde fatura süreci (iade faturası, iptal) nasıl işleyecek?
• ETBİS kaydı ve sanal POS başvurunuz hazır mı?

Tüm adımlar için: E-ticaret Sitesi Kurmak İçin Gerekenler